Lời nói đầu
Chính sách Quyền riêng tư (“Chính sách”) sẽ bao gồm những quy định về các thông tin mà SMART HR thu thập, tiếp nhận, lưu trữ, tổng hợp, xử lý, sử dụng và công khai trên website www.smarthr.vn và các kênh tương tác liên quan. Các ứng dụng di động (gồm các ứng dụng trên máy tính bảng), các dịch vụ được cung cấp bởi chúng tôi và toàn bộ việc giao tiếp, trao đổi thông tin với các cá nhân bằng lời nói, văn bản, email, điện thoại hay bất kể phương thức nào khác.
Chính sách này tuân thủ và là một phần không tách rời của Điều khoản sử dụng dịch vụ của SMART HR.
1. Định nghĩa:
SMART HR hoặc “Chúng tôi”: Là Giải pháp phần mềm quản trị nhân sự.
Khách hàng SMART HR: Là cá nhân, tổ chức hoặc chủ thể khác có quyền sử dụng phần mềm SMART HR trên cơ sở Hợp đồng được giao kết hợp pháp giữa Khách hàng và SMART HR.
Người dùng: Là cá nhân được SMART HR phân công, ủy quyền hoặc cho phép truy cập, sử dụng và thao tác trực tiếp trên phần mềm SMART HR, bao gồm việc truy cập, sử dụng và thao tác trực tiếp trên phần mềm SMART HR, gồm việc truy cập vào các Khu vực giới hạn thông qua tài khoản đăng nhập hợp lệ.
Khách: Là cá nhân không thuộc phạm vi Người dùng, có thể truy cập các Khu vực chung của nền tảng SMART HR, nhưng không có quyền truy cập vào Khu vực giới hạn.
Hợp đồng: Bao gồm Hợp đồng cung cấp dịch vụ phần mềm, các Phụ lục kèm theo và các văn bản liên quan khác (nếu có), được ký kết giữa SMART HR và Khách hàng SMART HR. Theo đó, SMART HR cung cấp Dịch vụ và đóng vai trò là Bên xử lý dữ liệu cá nhân theo yêu cầu của Bên kiểm soát dữ liệu.
Dịch vụ: Là dịch vụ do SMART HR cung cấp nhằm hỗ trợ Khách hàng SMART HR trong công tác tổ chức, quản trị nội bộ và quản lý nguồn nhân lực, thông qua các nền tảng kỹ thuật số, bao gồm:
- Trang thông tin điện tử tại địa chỉ: https://www.smarthr.vn và các kênh tương tác liên kết;
- Các ứng dụng trên thiết bị di động (bao gồm điện thoại, máy tính bảng);
- Các dịch vụ khác do SMART HR cung cấp liên quan đến nền tảng SMART HR.
Dữ liệu Khách hàng SMART HR: Bao gồm toàn bộ thông tin, tài liệu, báo cáo, địa chỉ, thư mục và các dữ liệu khác được Khách hàng SMART HHR hoặc Người dùng lưu trữ dưới dạng điện tử trên nền tảng Dịch vụ do SMART HR cung cấp.
Dữ liệu cá nhân: Là bất kỳ thông tin nào gắn liền với một cá nhân cụ thể hoặc giúp xác định danh tính của cá nhân đó, bao gồm Dữ liệu cá nhân cơ bản và Dữ liệu cá nhân nhạy cảm.
Dữ liệu cá nhân cơ bản và Dữ liệu cá nhân nhạy cảm: Được hiểu theo quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều 2 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP ngày 17/4/2023 của Chính phủ về bảo vệ dữ liệu cá nhân (gọi tắt là “Nghị định 13”).
Chủ thể dữ liệu: Là cá nhân mà dữ liệu cá nhân phản ánh, gồm Khách hàng SMART HR (trường hợp là cá nhân), Người dùng hoặc Khách. Tùy từng tình huống cụ thể, Chủ thể dữ liệu có thể là một hoặc nhiều trong số các đối tượng nêu trên.
Khu vực chung: Là khu vực thuộc nền tảng SMART HR cho phép truy cập tự do bởi Người dùng và Khách mà không yêu cầu đăng nhập.
Khu vực giới hạn: Là khu vực thuộc nền tảng SMART HR chỉ cho phép truy cập đối với Người dùng đã được cấp quyề và thực hiện đăng nhập hợp lệ.
Thời hạn sử dụng Dịch vụ: Là khoảng thời gian Khách hàng SMART HR được quyền sử dụng Dịch vụ theo thỏa thuận tại Hợp đồng và các Phụ lục (nếu có) ký kết với SMART HR.
2. Thông tin, dữ liệu mà SMART HR thu thập:
SMART HR thu thập nhiều loại thông tin khác nhau, ngoài các thông tin và dữ liệu được công khai thu thập như quy định dưới đây, SMART HR có thể thu thập và xử lý dữ liệu từ Người dùng và Khách trong một số trường hợp nhất định, với điều kiện được sự chấp thuận hợp pháp của Chủ thể dữ liệu.
2.1. Dữ liệu do Khách hàng SMART HR cung cấp:
Khi Khách hàng SMART HR ký kết Hợp đồng với SMART HR, tùy thuộc vào tư cách pháp lý của chủ thể ký kết (cá nhân, pháp nhân, tổ chức…), SMART có thể yêu cầu cung cấp một số thông tin cần thiết, bao gồm nhưng không giới hạn: họ tên, địa chỉ email, số điện thoại, thông tin tài khoản ngân hàng và các dữ liệu cơ bản khác. Việc thu thập các thông tin này nhằm phục vụ công tác xác minh, lập hồ sơ và thực hiện các thủ tục ký kết, quản lý Hợp đồng và văn bản có liên quan.
2.2. Dữ liệu do Người dùng cung cấp:
Người dùng chỉ có thể đăng nhập và sử dụng Dịch vụ khi được Khách hàng SMART HR cấp quyền truy cập hợp lệ trong thời hạn hiệu lực của Hợp đồng cung cấp Dịch vụ.
Nền tảng SMART HR cho phép Người dùng chủ động cung cấp, đăng tải và chia sẻ dữ liệu cá nhân trong quá trình sử dụng Dịch vụ. Việc cung cấp các dữ liệu này có thể được điều chỉnh theo chính sách sử dụng Dịch vụ do Khách hàng SMART HR thiết lập, hoặc theo mục đích sử dụng của Người dùng. SMART HR cũng cung cấp các tính năng hỗ trợ Người dùng chỉnh sửa, cập nhật hoặc thay đổi các dữ liệu cá nhân này tại bất kỳ thời điểm nào trong suốt thời hạn sử dụng Dịch vụ.
Lưu ý: Các dữ liệu và thông tin cá nhân do Người dùng chủ động chia sẻ với Người dùng khác trong cùng hệ thống sẽ không được SMART thu thập và không thuộc phạm vi điều chỉnh của điều khoản này. Các dữ liệu này sẽ do chính Người dùng chịu trách nhiệm quản lý và chia sẻ, theo phạm vi và đối tượng được quy định tại Điều 4.2 của Chính sách này.
2.3. Dữ liệu tự động thu thập:
Khi Người dùng hoặc Khách truy cập và sử dụng SMART HR, hệ thống có thể tự động thu thập một số dữ liệu từ thiết bị truy cập thông qua các công nghệ như cookies, clear gifs hoặc web beacons. Thông tin được thu thập bao gồm: địa chỉ IP, mã định danh thiết bị, loại trình duyệt, trang truy cập trước/sau, nội dung đã xem, thời gian và tần suất truy cập, cũng như tương tác của Người dùng hoặc Khách với email do SMART HR gửi.
2.4. Dịch vụ tích hợp:
SMART HR cho phép Người dùng đăng nhập hoặc kết nối thông qua các nền tảng bên thứ ba (ví dụ: Google, AppleID). Trong trường hợp này, SMART HR có thể được truy cập các thông tin như tên, email, ngày sinh, giới tính, ảnh đại diện và các dữ liệu khác theo phạm vi cho phép. Người dùng được khuyến nghị rà soát kỹ chính sách bảo mật của các dịch vụ tích hợp trước khi thiết lập kết nối.
2.5. Dữ liệu, thông tin thu thập từ các nguồn khác:
SMART HR có thể thu thập dữ liệu cá nhân từ các bên thứ ba và nguồn ngoài Dịch vụ, bao gồm nhưng không giới hạn: đối tác, nhà cung cấp, cộng tác viên marketing – trên cơ sở thỏa thuận hợp pháp giữa các bên và sự đồng ý của Chủ thể dữ liệu.
Chúng tôi cũng có thể thu thập thông tin cá nhân từ các khách mời, diễn giả tại sự kiện do SMART HR tổ chức hoặc từ các cá nhân đến tham quan văn phòng. Ngoài ra, nếu Người dùng hoặc Khách đăng ký nhận thông tin marketing, dữ liệu như tên, email, số điện thoại có thể được lưu trữ và sử dụng cho mục đích gửi bản tin hoặc thông báo liên quan.
2.6. Dữ liệu không được thu thập:
SMART HR cung cấp Dịch vụ nhằm mục đích hỗ trợ Khách hàng SMART HR trong việc vận hành, quản trị nguồn nhân lực trong tổ chức, doanh nghiệp, vì thế, SMART HR không chủ động và không cố ý thu thập dữ liệu cá nhân nhạy cảm hoặc dữ liệu của trẻ em. Người dùng và Khách được khuyến nghị không tải lên hoặc chia sẻ các loại dữ liệu này trên nền tảng.
Trong trường hợp phát hiện SMART HR đang lưu trữ các dữ liệu không phù hợp nêu trên, vui lòng thông báo ngay qua địa chỉ email: lienhe.smarthr@gmail.com để chúng tôi thực hiện việc xóa bỏ và xử lý theo đúng quy định pháp luật. Trong một số tình huống kỹ thuật ngoài ý muốn, nếu việc xóa hoàn toàn không thể thực hiện được, SMART HR cam kết sẽ hạn chế tối đa quyền truy cập và sử dụng đối với dữ liệu đó.
3. Mục đích thu thập dữ liệu, thông tin
3.1. Vận hành dịch vụ:
SMART HR sử dụng dữ liệu thu thập được để vận hành, duy trì và cung cấp đầy đủ các tính năng của hệ thống, cũng như hỗ trợ Người dùng trong việc tiếp nhận thông tin, xử lý yêu cầu và phản hồi các thắc mắc.
Trong phạm vi Hợp đồng đã ký kết, SMART HR đóng vai trò là Bên xử lý dữ liệu, thực hiện các thao tác kỹ thuật theo yêu cầu từ Bên kiểm soát dữ liệu – là Khách hàng SMART HR hoặc Người dùng. Theo đó, các yêu cầu thực hiện quyền của Chủ thể dữ liệu sẽ do Bên kiểm soát dữ liệu trực tiếp tiếp nhận và xử lý. SMART HR có trách nhiệm hỗ trợ trong phạm vi hợp lý khi được yêu cầu.
- Với Khách hàng và Người dùng: Có trách nhiệm đảm bảo rằng mọi dữ liệu cá nhân được xử lý trên SMART HR là hợp pháp và có sự chấp thuận đầy đủ từ Chủ thể dữ liệu. Trường hợp phát sinh khiếu nại, Khách hàng và Người dùng có nghĩa vụ xử lý và bồi hoàn cho SMART HR nếu có thiệt hại do vi phạm quy định pháp luật.
- Với Chủ thể dữ liệu: Nếu muốn thực hiện quyền đối với dữ liệu cá nhân, vui lòng cung cấp thông tin về Khách hàng hoặc Người dùng đã xử lý dữ liệu. SMART HR sẽ chuyển tiếp yêu cầu và phối hợp hỗ trợ trong thời gian hợp lý.
3.2. Cải thiện, nâng cấp:
Dữ liệu thu thập được cũng được sử dụng để phân tích hành vi Người dùng, đánh giá hiệu suất và cải thiện chất lượng sản phẩm. Với mục đích này, SMART HR chỉ sử dụng dữ liệu đã được ẩn danh hoặc tổng hợp, đảm bảo không xác định cụ thể một cá nhân nào.
3.3. Giao tiếp và thông báo:
SMART HR có thể sử dụng địa chỉ email hoặc thông tin liên hệ khác của Khách hàng, Người dùng và Khách để gửi thông báo mang tính hành chính như: cập nhật tính năng, hỗ trợ kỹ thuật, cảnh báo sự cố hoặc vi phạm liên quan đến dữ liệu được đăng tải trên hệ thống SMART HR.
Ngoài ra, SMART HR cũng có thể gửi các thông tin tiếp thị, chương trình khuyến mãi, sự kiện liên quan đến SMART HR hoặc các dịch vụ từ đối tác. Người dùng, Khách hàng có quyền từ chối tiếp nhận các nội dung này bất kỳ lúc nào thông qua các hướng dẫn hủy đăng ký đi kèm.
3.4. Phân tích và đo lường:
SMART HR sử dụng các công cụ phân tích như Google Analytics để thống kê lưu lượng truy cập, hành vi truy cập trên các khu vực công khai của nền tảng SMART HR. Công cụ này do Google vận hành độc lập, với chính sách bảo mật riêng. Do đó, SMART HR khuyến nghị Người dùng nên tham khảo kỹ chính sách bảo mật của Google để hiểu rõ cách dữ liệu của mình được thu thập và sử dụng.
